Recherche utilisateur
- 8 entretiens salariés + 3 entretiens RH (semi-dirigés, 30 min)
- Synthèse en carte d'empathie et persona primaire
- Cartographie du parcours actuel et de ses points de friction
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Projet 02 — RH • SaaS • Product Design
Spax HR
Spax HR est un portail employé en libre-service qui permet à chaque salarié d’accéder seul à ses documents et informations RH. En repensant le parcours autour de l’autonomie plutôt que de l’assistance, le projet allège la charge de demandes répétitives côté RH et libère du temps pour les sujets à plus forte valeur.
2025PWA - installable, mobile-first10 semaines
Le problème
Dans beaucoup d’organisations, un salarié qui veut sa fiche de paie, son solde de congés ou une attestation n’a qu’un seul chemin : écrire au service RH et attendre. Ce fonctionnement paraît anodin, mais il crée trois problèmes qui se renforcent. Pour le salarié, c’est une perte d’autonomie et de visibilité : il ne sait pas où sont ses documents, combien de jours il lui reste, ni quand sa demande sera traitée. Pour le service RH, c’est une submersion : une part importante des sollicitations sont des demandes répétitives et à faible valeur ajoutée (renvoyer un bulletin, confirmer un solde, éditer une attestation). Pour l’entreprise, c’est un coût caché : le temps des RH est absorbé par de l’exécution au lieu d’être investi sur l’accompagnement, la paie complexe ou les sujets humains. Le problème à résoudre n’était donc pas « il manque un bouton » mais « comment supprimer la dépendance systématique au service RH pour les démarches courantes, tout en rassurant le salarié ».
Présentation
Spax HR s'adresse aux PME et ETI (250 à 800 salariés) dont la gestion RH repose encore largement sur l'e-mail et le tableur. Le service RH y est apprécié mais débordé : il devient un goulot d'étranglement pour des demandes qui pourraient être self-service. J'ai mené ce projet de bout en bout, du cadrage produit jusqu'à la livraison du design system.
Objectif
Donner au salarié un accès simple, autonome et rassurant à ses propres informations RH.
Réduire la dépendance au service RH pour les démarches courantes, afin que celui-ci se recentre sur les sujets à forte valeur.
Poser des bases claires - périmètre restreint, parcours courts, langage humain - pour que l’outil soit adopté sans formation.
Ce que j'ai réalisé
Product, recherche & système
Cadrage produit
- Reformulation du problème : dépendance plutôt qu'absence de fonctionnalité
- Énoncé d'hypothèse et objectif produit mesurable
- 6 questions « Comment pourrions-nous… » pour ouvrir les solutions
- Périmètre volontairement restreint (MVP) pour maximiser l'adoption
Architecture & parcours
- Analyse concurrentielle et carte de positionnement
- Arborescence à 2 niveaux, 5 sections (Accueil · Documents · Paie · Demandes · Profil)
- Parcours cible « poser un congé » et « récupérer un document »
UI & design system
- Direction visuelle
- Bibliothèque de composants
- Conception des écrans clés
Tests & itérations
- Test d'utilisabilité
- Ajustements sur le récapitulatif de demande et la lisibilité du bulletin
Recherche Utilisateur
Entretiens Utilisateurs
8 salariés (employés et cadres, 26 à 52 ans) et 3 membres du service RH.
Participants
Besoins récurrents
- Accéder à ses documents à tout moment, sans intermédiaire
- Voir en un coup d'œil son solde de congés
- Poser un congé simplement et suivre son statut
- Gérer ses démarches depuis un mobile
- Être rassuré : savoir que la demande est bien partie
Frustrations
- Attendre plusieurs jours une réponse RH pour une demande simple
- Fouiller ses anciens e-mails pour retrouver un document
- Ne pas savoir combien de jours de congés il reste
- Avoir l'impression de « déranger » pour une démarche banale
- Aucune visibilité sur l'avancement d'une demande
UX Research
Extrait Carte d'empathie
Pense
- « Est-ce que je peux vraiment récupérer ma fiche de paie moi-même ? »
- « Je ne veux pas déranger les RH pour si peu. »
- « J'ai peur d'oublier de poser mes congés à temps. »
- « Où est passée mon attestation de l'an dernier ? »
Ressent
- Frustration devant l'attente d'une réponse
- Gêne à relancer pour une demande banale
- Stress à l'approche des échéances
- Manque de contrôle sur ses informations
Dit
- « Il me faut mes 3 dernières fiches de paie pour la banque. »
- « J'ai envoyé un mail il y a deux jours, toujours rien. »
- « Je ne sais jamais combien de RTT il me reste. »
- « On peut pas juste avoir un espace en ligne ? »
Fait
- Envoie un e-mail nominatif à un gestionnaire RH
- Fouille ses anciens mails pour retrouver un document
- Relance quand la réponse tarde
- Note ses congés « au cas où » dans un tableur perso
UX Research
Persona
Fifamè Adjakossa
Chargée de projet · 34ans
“Je n’ai pas le temps d’attendre deux jours une réponse RH pour un document que je devrais pouvoir sortir moi-même.”
Objectifs
- Récupérer ses documents en autonomie, à toute heure
- Savoir en un coup d'œil son solde de congés
- Poser un congé sans envoyer trois e-mails
- Gérer ses démarches depuis son mobile
Frustrations
- Dépendre des horaires et des délais du service RH
- Chercher un vieux document dans ses mails
- Ne pas savoir où en est sa demande
- Se sentir « en faute » de solliciter les RH
Définition
Cadrage stratégique
Énoncé du problème
Les salariés n’ont pas d’accès simple et autonome à leurs propres informations RH. Chaque demande courante - fiche de paie, solde de congés, attestation, congé - passe par le service RH, ce qui crée une dépendance, allonge les délais pour le salarié et sature les RH de tâches répétitives à faible valeur.
Énoncé d'hypothèse
Si nous offrons aux salariés un portail en libre-service, clair et rassurant, centré sur les 4 démarches les plus fréquentes, alors ils réaliseront ces démarches seuls - ce qui réduira les demandes répétitives au service RH et améliorera la satisfaction des deux côtés.
Objectif produit
Permettre à 100 % des salariés d’accéder seuls à leurs documents et à leur solde de congés, et de déposer une demande de congé en moins de 2 minutes, sans formation préalable. Cible business : −50 % de demandes RH répétitives sous 3 mois.
Audit Concurrentiel
Les salariés ont aujourd’hui trois options : l’e-mail au service RH (simple mais dépendant), un intranet daté (peu clair, peu mobile) ou un SIRH complet (riche mais complexe et coûteux). Chacune a un angle mort.
Conclusion
L’espace vacant : un périmètre volontairement restreint, mobile-first, pensé pour l’autonomie et la simplicité plutôt que pour l’exhaustivité. C’est le positionnement de Spax HR.
Idéation
How Might We ?
01
HMW
Comment pourrions-nous rendre chaque document RH accessible en moins d’une minute ?
02
HMW
Comment pourrions-nous rassurer le salarié sur le fait qu’il a le droit et la capacité de faire seul ?
03
HMW
Comment pourrions-nous rendre le solde de congés compréhensible en un coup d’œil ?
04
HMW
Comment pourrions-nous simplifier une demande de congé au point de supprimer tout calcul manuel ?
05
HMW
Comment pourrions-nous donner de la visibilité sur le statut d’une demande ?
06
HMW
Comment pourrions-nous alléger la charge des RH sans les déposséder du contrôle ?
Architecture
Sitemap
Conception
Wireframes
Interface Utilisateur
De la complexité à la décision
Chaque écran est pensé pour réduire la charge cognitive, guider l’utilisateur vers l’action prioritaire et rendre la complexité invisible.
Validation
Test d'usabilité
Méthode
Test modéré en présentiel & test non modéré à distance sur Maze
Participants
30 salariés au total
Tâches testées
- 1Trouver et télécharger la dernière fiche de paie
- 2Vérifier son solde de congés
- 3Poser 5 jours de congés
- 4Télécharger une attestation employeur
Validation
Résultats du test
96 % de taux de réussite des tâches
38 secondes en moyenne pour obtenir une fiche de paie (contre ~2 jours par e-mail)
Score de satisfaction SUS de 84/100 (excellent, top 10 %)
Baisse projetée de 60 % des demandes RH répétitives
Synthèse
Principales leçons
Le frein n’est pas technique mais psychologique : il faut « autoriser » le salarié à faire seul
Un récapitulatif transparent (solde après demande, validateur, délai) lève l’anxiété avant l’envoi
Retirer tout calcul manuel (jours ouvrés, soldes) est ce qui fait basculer l’adoption
Un périmètre restreint et lisible bat un outil riche mais intimidant
Roadmap
Prochaines étapes
1
Notifications et rappels d’échéances
2
Circuit de validation côté manager
3
PWA : installation depuis le navigateur, mode hors-ligne, notifications push web
4
Connexion SSO et intégration à la paie existante
5
Version multilingue/Dark Mode
Mon rôle
Product Designer
Outils
Figma · FigJam · Notion
Impact visé
L'objectif de succès a été défini avec les RH avant la conception : faire baisser d'au moins la moitié les demandes répétitives adressées au service RH dans les trois mois suivant le lancement, et permettre à un salarié d'obtenir n'importe quel document courant en moins d'une minute, sans assistance. Au-delà des chiffres, l'ambition est un changement de posture : passer d'un RH « guichet » à un RH « conseil », et d'un salarié « demandeur » à un salarié « autonome ». Mise en œuvre retenue : une **PWA (Progressive Web App)**. Installable depuis le navigateur, utilisable hors-ligne et indépendante des stores, elle permet aux salariés de profiter de l'outil sans coût de développement natif ni dépendance à l'App Store / Play Store, avec des mises à jour instantanées.
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